Politique de protection des renseignem ents personnels

1. But et domaine d’application

La présente Politique a pour but de protéger les renseignements personnels détenus et collectés par Uni-Recycle Inc., et d’établir des règles précises sur la manière dont ces renseignements sont recueillis, communiqués, conservés et gérés.

Elle vise également à informer toute personne concernée sur la façon dont Uni-Recycle Inc. traite les données personnelles, incluant les témoins (cookies) et les paramètres de consentement associés.

Cette Politique s’applique en tout temps aux employés, stagiaires, candidats, clients, visiteurs et utilisateurs du site web d’Uni-Recycle Inc., indépendamment du canal par lequel les renseignements personnels sont fournis (courriel, en personne, par téléphone ou via le site web).

En fournissant des renseignements personnels, vous acceptez qu’ils soient traités conformément aux dispositions de la présente Politique.

2. Définitions

Renseignements personnels : toute information concernant une personne physique identifiable, directement ou indirectement. Exemples :

Identifiants de base : nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel
Données d’identification officielles : NAS, numéro de passeport, permis de conduire
Renseignements financiers : numéro de carte de crédit, compte bancaire, informations fiscales
Données professionnelles : poste occupé, employeur, historique d’emploi
Renseignements de santé : dossier médical, numéro d’assurance maladie
Informations technologiques : adresse IP, identifiants de connexion, empreintes numériques

Un renseignement personnel est dit sensible si sa divulgation non autorisée entraîne un risque élevé pour la personne concernée (ex. : données financières, médicales, biométriques).

3. Collecte des renseignements personnels

3.1 Renseignements collectés

Uni-Recycle Inc. s’engage à ne recueillir que les renseignements strictement nécessaires aux finalités poursuivies. Selon le contexte de la relation, les renseignements suivants peuvent être collectés :

Renseignements d’identité : nom, prénom
Coordonnées : adresse, adresse courriel, numéro de téléphone
Renseignements biographiques et professionnels : titre de poste, nom d’employeur
Renseignements financiers : adresse de facturation, données de paiement
Renseignements de recrutement : curriculum vitae, scolarité, antécédents professionnels
Renseignements de paie : numéro d’assurance sociale (NAS)
Tout autre renseignement fourni volontairement

3.2 Finalités de la collecte

Les renseignements collectés sont utilisés aux fins suivantes :

Gestion de la relation client et suivi des commandes ou services
Communications, informations et offres promotionnelles (avec consentement)
Recrutement et gestion des ressources humaines
Traitement de la paie et gestion des avantages sociaux
Respect des obligations légales et réglementaires
Amélioration et gestion du site web

3.3 Consentement

Uni-Recycle Inc. obtient un consentement valide, libre, éclairé et spécifique avant de collecter des renseignements personnels, ou lors de la collecte. Pour les renseignements sensibles (données financières, médicales, biométriques), un consentement explicite et actif est requis — une case pré-cochée ne constitue pas un consentement valide.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles applicables, en communiquant avec le Responsable de la protection des renseignements personnels (voir section 10).

4. Site web et témoins (cookies)

4.1 Témoins nécessaires

Les témoins catégorisés comme nécessaires sont stockés sur votre navigateur car ils sont essentiels au fonctionnement de base du site. Ils ne nécessitent pas votre consentement.

4.2 Témoins analytiques et de préférences

Nous utilisons également des témoins tiers pour analyser l’utilisation du site, mémoriser vos préférences et vous fournir un contenu pertinent. Ces témoins ne seront stockés dans votre navigateur qu’avec votre consentement préalable, exprimé via notre gestionnaire de consentement au premier accès au site.

Vous pouvez modifier ou retirer votre consentement à tout moment via les paramètres de cookies accessibles sur notre site. La désactivation de certains témoins peut affecter votre expérience de navigation.

4.3 Hyperliens et sites tiers

Notre site peut contenir des liens vers des sites ou plateformes tiers. En quittant notre site, votre navigation devient assujettie aux conditions d’utilisation et à la politique de confidentialité de ces tiers. Uni-Recycle Inc. n’exerce aucun contrôle sur ces plateformes et décline toute responsabilité à leur égard.

5. Partage des renseignements personnels

Uni-Recycle Inc. peut faire appel à des tiers (ex. : fournisseurs de services infonuagiques, traitement de la paie, gestion des assurances) pour administrer certains services. Dans ces cas :

Ces tiers n’ont accès qu’aux renseignements strictement nécessaires à l’exécution des services convenus
Ils sont tenus de traiter ces renseignements uniquement aux fins déterminées par Uni-Recycle Inc.
Ils doivent appliquer des mesures de protection offrant un niveau de sécurité équivalent à la présente Politique

Uni-Recycle Inc. peut également partager des renseignements dans le cadre d’une obligation légale.

Uni-Recycle Inc. s’engage à ne jamais vendre ni louer vos renseignements personnels à des tiers.

6. Durée et lieux de conservation

6.1 Durées de conservation

Les renseignements personnels sont conservés uniquement le temps nécessaire aux finalités pour lesquelles ils ont été collectés, ou tel que requis par la loi. Le tableau ci-dessous présente les durées de conservation applicables :

Catégorie de renseignements	Durée de conservation
Données de contact clients / prospects	Durée de la relation commerciale + 3 ans
Données de facturation et financières	7 ans (obligations fiscales et comptables)
Dossiers d’employés (actifs)	Durée de l’emploi + 7 ans
Dossiers d’employés (terminés)	7 ans après la fin de l’emploi
Curriculum vitae (candidatures non retenues)	2 ans
Journaux d’accès et logs système	12 mois
Données de navigation (cookies analytiques)	13 mois maximum
Correspondance générale	3 ans
Registre des incidents de confidentialité	5 ans (obligation légale)

Une fois la période de conservation expirée, les renseignements personnels sont détruits de manière sécurisée ou anonymisés. Des statistiques ou rapports contenant uniquement des données anonymisées peuvent être conservés pour des périodes prolongées.

6.2 Lieux de conservation

Les renseignements personnels sont conservés sur des serveurs sécurisés situés au Canada. Uni-Recycle Inc. utilise les services infonuagiques Microsoft 365 (OneDrive, SharePoint) où des données confidentielles peuvent être stockées.

Dans certains cas, des renseignements peuvent être conservés à l’extérieur du Canada si un fournisseur autorisé s’y trouve. Le cas échéant, ces renseignements peuvent être soumis aux lois du pays de stockage. Uni-Recycle Inc. s’assure que les fournisseurs concernés offrent des garanties de protection adéquates avant tout transfert.

7. Mesures de sécurité

Uni-Recycle Inc. applique des mesures de sécurité organisationnelles, physiques et techniques pour protéger les renseignements personnels contre tout accès, utilisation, divulgation, modification ou destruction non autorisés. Ces mesures incluent notamment :

Protocole SSL/TLS pour le chiffrement des communications
Gestion des accès par rôles et principe du moindre privilège
Authentification par identifiant et mot de passe sécurisé
Pare-feu (firewalls) et logiciels de surveillance du réseau
Sauvegarde informatique régulière
Formation et sensibilisation des employés

En cas d’incident pouvant compromettre la sécurité de vos renseignements personnels, nous pourrions utiliser votre adresse courriel pour vous en informer, conformément aux obligations de la Loi 25.

8. Vos droits

Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (L.R.Q., c. P-39.1), telle que modifiée par la Loi 25, vous disposez des droits suivants :

8.1 Droit d’accès et de rectification

Vous pouvez demander à consulter les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et, le cas échéant, en demander la correction. Nous répondrons à votre demande dans un délai de 30 jours suivant sa réception. Une vérification d’identité peut être requise.

8.2 Droit de retrait du consentement

Vous pouvez retirer votre consentement à l’utilisation de vos renseignements à des fins de communications commerciales ou promotionnelles à tout moment, sans frais.

8.3 Droit à la portabilité (en vigueur depuis septembre 2024)

Conformément à l’article 27 de la Loi 25, vous pouvez demander que les renseignements personnels informatisés que vous nous avez fournis vous soient communiqués dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou transmis directement à un autre organisme, lorsque techniquement faisable.

8.4 Droit à la désindexation

Vous pouvez demander que tout hyperlien rattaché à votre nom qui donne accès à des renseignements personnels vous concernant soit désindexé, ou que les renseignements vous concernant soient réindexés, si leur diffusion contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire.

8.5 Droit d’opposition

Vous pouvez vous opposer à l’utilisation de vos renseignements personnels à certaines fins, notamment à des fins de prospection commerciale.

Pour exercer l’un de ces droits, veuillez communiquer avec le Responsable de la protection des renseignements personnels (voir section 10). Votre demande doit être soumise par écrit.

9. Renseignements personnels des mineurs

Uni-Recycle Inc. ne recueille pas intentionnellement de renseignements auprès de personnes de moins de 16 ans sans le consentement explicite d’un parent ou d’un tuteur légal.

Si un parent ou tuteur constate que des renseignements d’un mineur ont été fournis sans autorisation, il est invité à nous contacter. Dès réception de cette information, des mesures immédiates seront prises pour supprimer ces données.

10. Gestion des incidents de confidentialité

10.1 Définition

Un incident de confidentialité est tout événement, intentionnel ou non, entraînant ou pouvant entraîner un accès, une utilisation, une divulgation, une modification, une perte ou une destruction non autorisée de renseignements personnels.

10.2 Catégories d’incidents

Les incidents sont classés selon leur impact potentiel :

Incidents mineurs : risque limité, corrigibles rapidement. Exemples : courriel envoyé à un destinataire interne non autorisé, affichage accidentel sur écran partagé sans diffusion externe.

Incidents majeurs : exposition significative, nécessitant des mesures correctives approfondies et pouvant entraîner des obligations légales de notification. Exemples : accès non autorisé à des données sensibles, vol d’appareil contenant des données non chiffrées, attaque informatique entraînant une fuite de données.

10.3 Procédure

Tout employé constatant un incident doit le signaler immédiatement au Responsable de la protection des renseignements personnels. Une analyse sera effectuée pour évaluer l’impact, déterminer les mesures correctives et, si nécessaire, notifier les personnes concernées et la Commission d’accès à l’information du Québec.

Un registre de tous les incidents est tenu et conservé pendant au moins 5 ans, conformément aux obligations de la Loi 25.

11. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi 25, Uni-Recycle Inc. a désigné un Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP). Pour toute question, demande ou plainte relative à la présente Politique ou à vos renseignements personnels, communiquez avec :

Nom	Gabriel Hubert
Titre	Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP)
Adresse	509, rue du Père-Daniel, Trois-Rivières (Québec) G9A 5Z7
Courriel	securite@uni-recycle.com
Site web	www.uni-recycle.com

12. Gestion des plaintes

Uni-Recycle Inc. s’engage à traiter toute plainte relative à la protection des renseignements personnels de manière équitable, transparente et diligente.

Toute personne peut soumettre une plainte par écrit au RPRP. La plainte doit inclure une description détaillée des faits et, si possible, les documents pertinents.

Dès réception, Uni-Recycle Inc. accuse réception de la plainte et procède à une analyse dans un délai de 30 jours. Une réponse écrite exposant les conclusions et les mesures correctives sera communiquée au plaignant.

Si la réponse ne satisfait pas le plaignant, celui-ci peut porter sa plainte auprès des autorités compétentes :

Commission d’accès à l’information du Québec (CAI) : www.cai.gouv.qc.ca
Commissariat à la protection de la vie privée du Canada : www.priv.gc.ca

13. Mises à jour de la présente Politique

Uni-Recycle Inc. peut modifier la présente Politique à tout moment afin de refléter les évolutions législatives, organisationnelles ou technologiques. La date de la dernière mise à jour est indiquée en en-tête et en pied de page du présent document.

Les versions archivées sont conservées en interne et peuvent être consultées sur demande auprès du RPRP.

14. Documents référencés

Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, L.R.Q., c. P-39.1
Loi 25 (L.Q. 2021, c. 25) — modifications en vigueur depuis 2022, 2023 et 2024
Norme ISO/IEC 27001:2022, mesure A.5.34
Politique de sécurité de l’information d’Uni-Recycle Inc. (Rev.1)
Liste des exigences légales, réglementaires, contractuelles et autres
Registre des incidents de confidentialité